Comment le Groupe Hisi a répondu à la menace de prolifération du virus COVID-19 ?
Tout d’abord nous avons communiqué rapidement auprès de nos collaborateurs. Il était important de prévenir des risques pour leur santé et de les accompagner si nécessaire.
Ensuite, le Groupe Hisi s’est tenu au courant jour après jour de la situation générale de la menace et de sa propagation.
Régulièrement, le CODIR (comité de Direction) s’est réuni pour définir un plan et les éventuels scénarios en cas de dégradation de la situation.
Tous les responsables ont été mis à contribution pour sensibiliser leurs équipes aux risques encourus, pour rappeler les mesures d’hygiène, pour organiser les temps de travail et les espaces d’activité.
Cela consiste par exemple à éviter d’utiliser les petites salles de réunion, d’espacer les zones de travail par bloc (1 personne sur 2), de gérer les astreintes en conséquence, d’éviter de tous se réunir dans un espace restreint.
Dans les premières semaines, nous avons donc opté pour un mode d’alternance Bureau/télétravail en constituant des groupes d’équipes. Tout en assurant le même niveau de service attendu par nos clients.
Quels ont été les outils et organisations mis en place pour assurer une continuité de services ?
Pour le coup, ce fut assez simple à mettre en place. Nous utilisions déjà des solutions de collaboration tels que celles de Microsoft© (Teams, OneDrive, Sharepoint, Skype,…). Notre métier nous amenant souvent à intervenir à distance, nos collaborateurs étaient déjà habitués à utiliser ces outils pour travailler.
Pour les personnes des services administratifs (comptabilité, facturation, RH), il a fallu tout de même s’assurer qu’elles étaient dotées d’ordinateurs portables et qu’elles pouvaient accéder à leurs applications métiers.
Pour nos clients, ce fut totalement transparent. Nous avons continué à fonctionner comme d’habitude.
Ce type d’événement va-t-il changer les manières de travailler ?
Il est évident que cette crise sanitaire aura des conséquences sur notre cadre de vie et notre façon de travailler. Nous avons d’ailleurs constaté déjà des changements dans nos équipes. Un élan de solidarité s’est mis en place spontanément et s’est intensifié de jour en jour. De même, un certain soutien psychologique s’est organisé aussi envers ceux qui appréhendaient les jours à venir. Plus les jours avançaient, plus des moments de convivialité s’organisaient. Il ne fallait pas céder à la panique mais plutôt être soudé face à un tel évènement. Force est de constater qu’il a permis de renforcer les liens entre nos équipes.
Comment capitaliser sur cette expérience en vue d’événement similaire ? (Grève, épidémie…)
Nous avons opté pour une approche constructive en mode « Lesson-learning » : utiliser cette période pour tirer les leçons des actions menées et étudier les améliorations ou changements que nous devons effectuer une fois la crise sanitaire passée.
Concrètement, nous avons proposé aux responsables d’équipes, d’alimenter notre base communautaire Teams© avec nos expériences actuelles de travail à distance. Quelles sont les difficultés rencontrées ? comment les résoudre ? Comment s’améliorer ? Comment mieux adapter notre travail quotidien dans ces conditions ? Comment gérer à distance nos équipes, nos clients, nos urgences ? …
Bref, nous tenons un « journal de bord » pour nous en servir à l’avenir. Cela ne sera que bénéfique pour améliorer notre PCA pour nos clients.
Le message était clair : « Anticipons l’avenir pour nous permettre de prévoir d’autres situations comme celle-ci ».
Nous avons abordé l’organisation interne, dans votre rôle de prestataire informatique que conseilleriez-vous à vos clients ?
D’abord la communication est essentielle. Il faut impliquer le plus tôt possible tous les collaborateurs dans un plan d’organisation exceptionnelle.
Ensuite, il faut définir des niveaux de progression. Ne pas se lancer dans un confinement si cela n’est pas requis dans un premier temps.
Enfin, s’assurer d’apporter une continuité de service tant au niveau des projets à opérer que l’exploitation (supervision, incidents, changements) à maintenir.
Cela peut encore se résumer à un seul verbe : prévoir.
C’est l’essence même que je veux apporter à mes équipes.
Plus nous prévoirons l’impossible, plus tout deviendra possible.
